Articolo

Guida definitiva per pianificare il ritiro della tua azienda nella regione vinicola della California

In qualità di VP of Corporate & Group Sales per WineCountry Media, che possiede e gestisce NapaValley.com , Sonoma.com , e WineCountry.com - Ho aiutato aziende di tutto il mondo a pianificare riunioni, ritiri ed eventi aziendali e di gruppo nella Wine Country della California. E ogni volta ci sono elementi importanti a cui queste aziende non hanno pensato prima di contattarmi in merito al loro imminente incontro o ritiro.

Quindi voglio condividere le mie 14 principali considerazioni che un CEO, un assistente esecutivo o un organizzatore di eventi dovrebbero tenere a mente quando pianifica un ritiro aziendale nella Wine Country della California. La mia lista di controllo privata e condita dalla battaglia per creare un ritiro di successo nella regione del vino per guadagnare i complimenti dai tuoi colleghi e farti sembrare un organizzatore di riunioni professionista.

Allora: approfondiamo. Di seguito è riportato il questionario effettivo che utilizzo per ogni nuovo cliente aziendale, uno che ho affinato lavorando con un'ampia varietà di aziende e i servizi di cui loro e i loro dipendenti hanno bisogno una volta arrivati. Con l'ultima domanda, avrai una solida conoscenza di quando, dove, cosa e come è necessario pianificare il tuo prossimo evento di successo a squadre di Wine Country.


Il questionario




# 1. Qual è lo scopo del tuo evento?

Del I 10 tipi più comuni di eventi aziendali , aiuta a sapere esattamente in quale categoria rientra il tuo evento, in modo che i venditori del gruppo negli hotel e resort di Wine Country sappiano come rispondere di conseguenza alla RFP (Request For Proposal). Una riunione dei dirigenti o un seminario di formazione del team dei dipendenti, ad esempio, si terrà molto probabilmente al chiuso, spesso in una sala riunioni senza finestre per evitare distrazioni, mentre una cena di viaggio incentive del team potrebbe essere tenuta all'aperto in un vigneto o in una grotta del vino. Fornire l'etichetta corretta sul tuo evento all'inizio potrebbe prevenire più problemi in seguito.



# 2. Quanto è grande il vostro gruppo?

Tieni presente che la maggior parte degli hotel e dei resort di Wine Country considera 10 persone come la dimensione minima di un 'gruppo'. Qualsiasi dimensione inferiore a questa molto probabilmente non ti darà i vantaggi di una prenotazione di gruppo. Se non conosci le dimensioni esatte del tuo gruppo, va bene: gli hotel se lo aspettano e daranno ai clienti un certo margine di manovra sulle camere non prenotate.

Una volta che conosciamo il numero stimato nel tuo gruppo, lo abbiniamo all'hotel o resort Wine Country più appropriato. I gruppi più piccoli tendono ad adattarsi meglio alle proprietà di piccole e medie dimensioni e il servizio unico che forniscono è spesso più personale, mentre le grandi proprietà del resort possono farti risparmiare migliaia di costi di trasporto avendo tutto ciò che i tuoi gruppi desiderano o di cui hanno bisogno in loco : ristoranti, terme, degustazioni di vini e persino una pista da bowling al Meritage Resort and Spa .



# 3. Il tuo gruppo è già stato nella Wine Country? Se è così, dove sei rimasto?

Non è raro che i coordinatori di eventi di gruppo dicano di voler rimanere nella Napa Valley, per poi finire nella contea di Sonoma, anche quando non avevano idea che ospitare un ritiro nella contea di Sonoma fosse un'opzione (di solito è l'albergo medio della Napa Valley tariffa della camera che aiuta a convincerli). Se il cliente è già stato nella Wine Country, di solito ha un'idea chiara di dove vuole ospitare il suo evento. E sapere dove hanno soggiornato e cenato ci consente di sapere di non inviare RFP negli stessi locali, a meno che non lo richiedano espressamente.




# 4. Vuoi soggiornare nella Napa Valley o nella contea di Sonoma?

Circa il 90% dei clienti di eventi aziendali afferma di voler ospitare il proprio ritiro nella Napa Valley, ma quando viene consigliata anche la contea di Sonoma, di solito sono aperti a questo come opzione. Ciò che di solito determina la loro destinazione finale è il costo: una camera d'albergo nella contea di Sonoma costa in genere circa il 30% in meno rispetto alla Napa Valley e la maggior parte delle persone rimane a bocca aperta quando sente il costo medio di una camera per il fine settimana estivo nella Napa Valley.



# 5. Di quante stanze avrai bisogno per il tuo gruppo?

Questa domanda spesso suscita risate. Il pensiero dei dirigenti dell'azienda che condividono una stanza d'albergo è piuttosto divertente per gli assistenti esecutivi. Ma rimarrai sorpreso dalla frequenza con cui questo ostacola la persona incaricata di pianificare l'evento aziendale. L'azienda vuole risparmiare denaro facendo in modo che il team condivida le stanze? Alcuni membri del personale vorranno portare i loro partner (o possono)? Oltre al budget, avere un'idea chiara di quante stanze avrai bisogno è uno dei fattori più importanti per prenotare un ritiro aziendale.




# 6. Qual è la tua data di arrivo e di partenza?

La risposta standard del settore a questa domanda è fornire la data di arrivo e la data di partenza, in questo formato: Arriveremo mercoledì 3 marzo e partiremo domenica 7 marzo. Il solo fatto di dire che si tratta di un ritiro di 3 giorni non è chiaro e quando si tratta di prenotare un evento da $ 40.000, la chiarezza è fondamentale. Se non conosci le date esatte in cui soggiornerà il tuo gruppo, un addetto alle vendite di un hotel può solo fornirti una stima dei costi e probabilmente non tratterrà un blocco di stanze per te. Non è un problema, ma avere una chiara data di arrivo e di partenza renderà più facile il lavoro di tutti.

E per tua informazione, molti hotel e resort di Wine Country hanno un minimo di 2 notti nei fine settimana, quindi se il tuo ritiro aziendale termina di sabato, potresti essere addebitato anche per il sabato sera. E poiché Wine Country è una destinazione così popolare per i turisti nei fine settimana, prenotare il tuo evento dalla domenica al giovedì potrebbe farti risparmiare migliaia di dollari.



# 7. La tua data di arrivo e di partenza è flessibile?

Sebbene sia utile avere le date del viaggio scolpite nella pietra, non è fondamentale. Gli hotel e i resort spesso chiedono se le date dei tuoi eventi di gruppo sono flessibili, poiché a volte sono esaurite in quelle date specifiche o anche solo il primo o l'ultimo giorno. Dire che sei d'accordo con lunedì-martedì o martedì-mercoledì offre al venditore dell'hotel molto più margine di manovra.



# 8. Qual è il tuo budget stimato?

Saresti sorpreso di quanto spesso un nuovo cliente di un evento di gruppo non abbia una risposta a questa domanda, o perché non gli è stato assegnato un budget o perché la società ci sta contattando per determinare quale dovrebbe essere il suo budget. Avere un budget stimato non è cruciale ma molto utile per determinare il calibro, i tempi e l'ubicazione di un hotel o di un luogo di ritrovo aziendale. Per un evento di gruppo medio (hotel, sala riunioni + F&B + A / V, trasporto, pasti), un minimo di $ 500 a persona a notte è un buon punto di partenza.


Per quanto riguarda i budget, una parola che vorresti avere nel tuo lessico è 'concessioni', che è il gergo degli hotel per omaggi. Sebbene non negoziamo tariffe di gruppo per te, un hotel o una sede per riunioni spesso offre ulteriori concessioni ai nostri clienti perché lavoriamo con loro così spesso. In breve, prenotare il tuo evento aziendale tramite noi ti farà risparmiare denaro e chiedere ulteriori concessioni - come sventolare la tassa di soggiorno o la tariffa Wi-Fi - ti farà risparmiare ancora di più.



# 9. Qual è la spesa del ballpark per le tariffe delle camere?

Se un cliente di un evento aziendale non ha in mente un budget, ha quasi sempre un'idea di quanto vuole spendere per una camera a notte. Le tariffe delle camere per i gruppi sono in genere inferiori alle tariffe 'viaggi di piacere' e le tariffe dalla domenica al giovedì sono quasi sempre molto meno costose delle tariffe del fine settimana, poiché Wine Country è una destinazione popolare per i fine settimana.

Sapere quanto sei disposto a spendere per una camera d'albergo è molto utile per determinare quali sono gli hotel più adatti al tuo gruppo. Nella fascia bassa per l'estate, aspettati di pagare circa $ 250 per camera a notte nella contea di Sonoma. Per una proprietà di lusso nella Napa Valley durante l'alta stagione, aspettati di pagare almeno $ 500 a $ 600 per camera a notte.



# 10. Avrai bisogno anche di mezzi di trasporto?

Ancora una volta, rimarrai sorpreso da quante persone incaricate di organizzare il ritiro di gruppo dell'azienda non tengono conto dei costi di trasporto, sia dall'aeroporto che fuori sede dall'hotel. Pochissimi hotel nella Wine Country hanno un servizio navetta diretto dagli aeroporti di San Francisco e Oakland (il Doubletree Sonoma Wine Country è una rara eccezione), quindi se hai bisogno di un passaggio dall'aeroporto o da una cantina dal tuo hotel, è necessario prenotare una compagnia di trasporti con largo anticipo. In WineCountry, abbiamo collaborato con diverse società di trasporto locali e saremo lieti di consigliarti la soluzione migliore per il tuo gruppo.



# 11. Avrai bisogno di uno spazio per riunioni? Se sì, di quali giorni avrai bisogno per prenotare lo spazio per riunioni e per quante persone? Avrai bisogno di audio / video e F&B? Il tuo gruppo ha altre esigenze?

Quasi ogni evento aziendale o di gruppo necessita di una sorta di spazio per riunioni o sala riunioni, all'interno di un hotel o in un'azienda vinicola. Le domande a cui vorresti avere una risposta in anticipo includono: Per quante persone? Per quale periodo della giornata? Avrai bisogno di un servizio di ristorazione? Vuoi servire alcolici (come in una cantina)? Avrai bisogno di apparecchiature audio / video? Come vuoi che siano disposti i tavoli e le sedie? Avrai sessioni di breakout?

Il costo tipico dell'affitto di uno spazio per riunioni varia notevolmente in Wine Country. Abbiamo alcuni hotel partner che spesso agitano la loro tariffa per l'affitto dello spazio per riunioni (di solito se il cliente accetta una tariffa minima per cibo e bevande), mentre altri addebitano un minimo di quattro cifre. Se hai intenzione di chiedere delle concessioni, la tariffa dello spazio per riunioni è un buon punto di partenza.



# 12. Avrai bisogno di aiuto per organizzare il pranzo o la cena?

Per la maggior parte degli eventi aziendali e di gruppo che si svolgono nella Napa Valley e nella contea di Sonoma, il pranzo è incluso nella tariffa F&B dello spazio riunioni, sia come pranzo al sacco che come configurazione a buffet all'interno della sala riunioni o nel corridoio. Se tu e i tuoi colleghi volete pranzare o cenare fuori dall'hotel, saremo lieti di offrire consigli per voi (siamo tutti snob del cibo qui, quindi non vi guideremo nel torto). Un'opzione popolare è quella di cenare di gruppo in un'azienda vinicola, all'aperto tra i vigneti o in una grotta del vino, come la fantastica esperienza culinaria nella grotta al Vigneti di Pine Ridge nella Napa Valley.

Tieni presente che se il ristorante o la cantina non sono raggiungibili a piedi - un ottimo motivo per prenotare un hotel in centro - probabilmente dovrai assumere una compagnia di trasporti se vuoi viaggiare in gruppo, il che può diventare costoso. In alternativa, Uber e Lyft sono disponibili in tutta Wine Country.



# 13. Avrai bisogno di aiuto per organizzare attività, come la degustazione di vini?

Quando sei a Roma, giusto? Quasi tutti gli eventi aziendali e di gruppo che aiutiamo a pianificare includono una visita a una o più aziende vinicole per un'esperienza di degustazione e consigliare aziende vinicole è la nostra specialità. Come per cenare in un ristorante fuori sede, tieni presente che se la cantina che desideri visitare non è raggiungibile a piedi, probabilmente dovrai assumere una società di trasporti o un servizio di condivisione di corse. E anche se potresti semplicemente assaggiare il vino a piccoli sorsi, rimarrai sorpreso dalla velocità con cui il tuo livello di alcol nel sangue può aumentare oltre lo 0,08%.



# 14. Sei interessato a svolgere altre attività oltre alla degustazione di vini, come le gare di cucina di team building?

Oltre alla degustazione di vini, ci sono dozzine di altre attività disponibili in Wine Country che possiamo aiutare a organizzare per il tuo evento di gruppo, dai tour in bicicletta Sip-n-Cycle ai tour enogastronomici gourmet, eventi di team building (le gare di cucina sono molto popolari ), lezioni di miscelazione dei vini e tour a piedi dei vigneti. Per visualizzare una vasta gamma di divertenti attività Wine Country per il tuo gruppo, dai un'occhiata Esperienze di WineCountry .


Se sei arrivato alla fine di questo articolo, congratulazioni! Ora hai tutte le risposte per organizzare un evento aziendale o di gruppo divertente e fruttuoso nella Wine Country della California. Il passaggio successivo è chiamarmi al numero (415) 518-1402 o inviarmi un'e-mail all'indirizzo matt@winecountry.com . Non solo ti aiuterò a trovare le sedi ideali per il tuo prossimo evento aziendale o evento di squadra, ti metterò in contatto con la persona giusta con cui devi parlare e probabilmente ti aiuterò anche a risparmiare denaro.

Infine, ho già detto che il nostro servizio di raccomandazione e segnalazione è gratuito? Guadagniamo una piccola commissione dai nostri hotel partner sulla tariffa della camera, ma è l'hotel che copre quel costo, non tu. Quindi non c'è davvero alcun motivo per non utilizzare il nostro servizio di raccomandazione e segnalazione per eventi aziendali e di gruppo a Napa Valley e Sonoma County.


- Guida alla degustazione di vini come un professionista -

- I 9 migliori hotel di Wine Country da visitare nel 2018 -


Raccomandato